ΠΕΤΑ ΤΟ! Επεισόδιο 9: Βουλωμένο γράμμα

Καλώς ήρθατε στο ΠΕΤΑ ΤΟ!, ένα πόντκαστ για την οργάνωση, το συμμάζεμα, την τάξη και το επιλεγόμενο adulting. Εγώ είμαι η Ροδιά, και μαζί θα συμπορευτούμε σ’ αυτό το ταξίδι προς την ηρεμία.

Σ’ αυτήν την εκπομπή κάνω ό,τι μπορώ για να καλύψω γενικές απορίες και να προτείνω πρακτικές λύσεις για καθημερινά προβλήματα, αλλά είμαι στη διάθεσή σας για ν’ απαντήσω σε εξειδικευμένα ζητήματα, είτε στην εκπομπή, είτε και σε one on one συνεδρίες προσωπικής βελτίωσης.

Ξεκινάω κατευθείαν με παρένθεση. Η φίλη μου η Τόνια είναι η πολυαγαπημένη παραγωγός αυτής της εκπομπής αλλά και δημιουργός του εξαίρετου πόντκαστ Tonia Goes To Hollywood στο οποίο μιλάει και αναλύει με καλεσμένους διάφορες ταινίες.

Με την Τόνια κοντεύουμε δεκαπενταετία φιλίας και νόμιζα πως δεν είχαν μείνει μεταξύ μας μυστικά. Όμως, το ΠΕΤΑ ΤΟ! έφερε στην επιφάνεια μια λεπτομέρεια που ποτέ δεν ήξερα για εκείνην: στο email της έχει, λέει, ΔΕΚΑΤΕΣΣΕΡΙΣ ΧΙΛΙΑΔΕΣ αδιάβαστα email!

ΔΕΚΑΤΕΣΣΕΡΙΣ ΧΙΛΙΑΔΕΣ ΛΕΕΙ ΡΕ ΠΑΙΔΙΑ! @__@

Η ίδια ισχυρίζεται ότι αυτό καθόλου δεν την ενοχλεί κι ότι μπορεί να αγνοεί το νουμεράκι και να κάνει τη δουλειά της μια χαρά. Λοιπόν, εγώ το ήξερα πως η φίλη μου είναι μοναδική. Και πρέπει όντως να είναι η μοναδική που μπορεί ν’ αντέξει αυτόν τον αριθμό αδιάβαστων χωρίς να τσιρίζει. Οπότε, απλώς σημειώνω πως η εκπομπή αυτή δεν είναι για την Τόνια, αλλά για όλους εμάς τους υπόλοιπους. Κλείνει η παρένθεση.

Θα πιάσουμε αποκλειστικά το Gmail μιας και είναι 2021 και είναι το email client με τους περισσότερους χρήστες. Εκτός αυτού, είναι μια πλατφόρμα που δίνει πολλές δυνατότητες για αυτοματοποίηση και τάξη.

Το πρώτο βήμα στην οργάνωση του inbox είναι η δημιουργία σωστών και χρηστικών κατηγοριών / labels. Ας υποθέσουμε πως μιλάμε για επαγγελματική χρήση του gmail και όχι μόνο για απλή αλληλογραφία.
Εσείς ξέρετε καλύτερα από εμένα ποιες είναι οι μεγάλες και σημαντικές κατηγορίες στις οποίες θα σας βολέψει να ξεχωρίσετε τα email σας. Θα πρότεινα να υπάρχει κατηγοριοποίηση ανά είδος project, κάποια διαχειριστικά labels στα οποία να μπορούν να μπουν email από sites ή εφαρμογές που χρησιμοποιείτε, καθώς και κάποιο label για γραφειοκρατικά email (παράδειγμα από τη λογίστριά σας ή άλλες υπηρεσίες).

Θα χρειαστείτε labels για τα οικονομικά: ένα για πληρωμές κι ένα για εισπράξεις, τα οποία θα μπαίνουν μαζί με άλλα labels στα σχετικά email (αν για παράδειγμα στείλετε email σε πελάτη σας για κάποια πληρωμή, το email θα πάρει και το label του τύπου project και το label των εισπράξεων).

Τα χρώματα των labels είναι θέμα γούστου, αλλά προτείνω οι βασικές ή οι πιο σημαντικές σας κατηγορίες να έχουν κάποιο φωτεινό χρώμα που να βοηθάει το μάτι σας να πέφτει πάνω τους.

Στα settings του gmail, στην καρτέλα Labels, μπορείτε να ορίσετε ποιες κατηγορίες εμφανίζονται μονίμως στο αριστερό μενού, ποιες θέλετε να έχετε κρυμένες και ποιες θέλετε να εμφανίζονται μόνο αν περιέχουν αδιάβαστα μηνύματα.

Από την καρτέλα Advanced, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα των templates. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη εάν έχετε μεγάλο όγκο δουλειάς σε επικοινωνίες με πελάτες. Μπορείτε να σετάρετε κάποια templates όπως για παράδειγμα, email πρώτης επαφής με πελάτη, follow up email για μετά από συναντήσεις, email για εξυπηρέτηση πελατών κ.ο.κ.. Με αυτόν τον τρόπο, θα γλιτώνετε αρκετό χρόνο καθημερινά και δεν θα χρειάζετε να γράφετε ξανά και ξανά τα ίδια πράγματα από την αρχή.

Θυμηθείτε πως, για email που δεν είναι πρώτης προτεραιότητας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα του nudge και του snooze. Έτσι δεν θα χρειάζεται να θυμάστε ποιο email έπρεπε να είχατε δει πριν τρεις μέρες, αλλά το Gmail θα σας το θυμίζει όποτε πραγματικά πρέπει.

Εάν έχετε όντως μεγάλη χρήση του email σας, καλό είναι να ενσωματώσετε στο καθημερινό σας πρόγραμμα ξεκάθαρα μπλοκ χρόνου για ν’ ασχολείστε με τις επικοινωνίες σας. Συνήθως οι προτάσεις μου γίνονται ανάλογα με τον όγκο των email κάθε ατόμου: ένα μπλοκ στην αρχή της μέρας, ένα στη μέση κι ένα στο τέλος. Μπορείτε να εφαρμόσετε ανάλογα με τη χρήση που κάνετε.

Το Gmail μπορεί ακόμη να σας βοηθήσει να τακτοποιήσετε τις συναντήσεις σας που αυτόν τον καιρό, ελπίζω, είναι επί το πλείστον ψηφιακές. Χρησιμοποιήστε το Google Calendar για να σημειώνετε τα ραντεβού σας. Σε κάθε ένα, μπορείτε να καλέσετε τους συμμετέχοντες, οι οποίοι λαμβάνουν ενημερωτικό email και μπορείτε ακόμη να σετάρετε υπενθύμιση κάποια ώρα πριν τη συνάντηση. Έτσι, οι συναντήσεις καταγράφονται και γίνονται με ευκολία μέσω Google Meet με το πάτημα ενός κουμπιού.

Θυμηθείτε πως, τα email σας μπορεί να είναι η πρώτη επαφή που έχει μαζί σας κάποιος πιθανός πελάτης, οπότε, φροντίστε την παρουσία τους! Χρησιμοποιείτε μόνο μία σετ γραμματοσειρά, αποφύγετε emoticons για τις επαγγελματικές συνομιλίες και βεβαιωθείτε πως έχετε μια άρτια υπογραφή. Στην υπογραφή σας καλό είναι να φαίνεται το ονοματεπώνυμό σας, η επωνυμία της δουλειάς σας, τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εάν δεν θέλετε μια φουσκωμένη ή μεγάλη υπογραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο app όπως το LinkTree, όπου σε ένα link, περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία επικοινωνίας και τα social media links σας.

Τέλος, για τ’ όνομα της Τόνιας!, φροντίστε να κρατάτε το email σας καθαρό, τακτοποιημένο και χωρίς αδιάβαστα μηνύματα!

Επίσης, μπορείτε μια στο τόσο να στέλνετε και πραγματικά γράμματα. Είναι πολύ απολαυστικό!

Ο χρόνος μας τελείωσε για σήμερα. Επικοινωνήστε μαζί μας για κάθε απορία ή πρόταση. Για τους Κ/κωφούς followers αλλά και για όσες φίλες βαριούνται ν’ ακούσουν όλην την εκπομπή, το πλήρες κείμενο του επεισοδίου υπάρχει στο site μας. Κάντε κλικ στη σελίδα ΠΕΤΑ ΤΟ! για να βρείτε όλα τα επεισόδια.

Ευχαριστίες για την ηχοληψία στον Νίκο Spa και για την παραγωγή στην Tonia Goes To Hollywood!

Σας ευχαριστώ που φτάσατε ως το τέλος και θα τα ξαναπούμε το επόμενο Σάββατο. Μέχρι τότε… ψυχραιμία, συγκέντρωση και συνέπεια!