Ροδιά Βαλκάνου

ΠΕΤΑ ΤΟ! Επεισόδιο 7: Αρχειοθέτηση FTW

Καλώς ήρθατε στο ΠΕΤΑ ΤΟ!, ένα πόντκαστ για την οργάνωση, το συμμάζεμα, την τάξη και το επιλεγόμενο adulting. Εγώ είμαι η Ροδιά, και μαζί θα συμπορευτούμε σ’ αυτό το ταξίδι προς την ηρεμία.

Σ’ αυτήν την εκπομπή κάνω ό,τι μπορώ για να καλύψω γενικές απορίες και να προτείνω πρακτικές λύσεις για καθημερινά προβλήματα, αλλά είμαι στη διάθεσή σας για ν’ απαντήσω σε εξειδικευμένα ζητήματα, είτε στην εκπομπή, είτε και σε one on one συνεδρίες προσωπικής βελτίωσης.

Φαίνεται πως πιάνουμε τα φετίχ μου ένα ένα σ’ αυτήν τη σειρά κι από τη λίστα δεν θα μπορούσε να λείπει η αρχειοθέτηση. Παλιά (λέω παλιά και κοιτάω, εσάς, τις αγαπημένες ακροάτριες που, όταν στις τηλεδιασκέψεις λέω για πλάκα “πάρε το μηδέν”, με κοιτάτε σαν να έπαθα εγκεφαλικό), παλιά λοιπόν, που δουλεύαμε με χαρτί -πολύ χαρτί- η αρχειοθέτηση ήταν ό,τι πιο σημαντικό για την τάξη ενός εργασιακού χώρου.

Σήμερα που, ευτυχώς, το χαρτί έχει μειωθεί, δεν μιλάμε πια αναγκαστικά γι’ αυτά τα υπέροχα συρτάρια με τα γατζάκια για τους φακέλους, αλλά για εκείνα τα άλλα αρχεία, τα ψηφιακά. Συνήθως υπάρχει μια μίξη ψηφιακού και φυσικού αρχείου στους χώρους μας και συνεχίζει να υπάρχει αμείωτα η ανάγκη για αποδοτική τακτοποίηση.

Θεμέλειο κάθε αρχειοθετικής προσέγγισης είναι η λογική τοποθέτηση σε σχέση με τη χρήση. Παράδειγμα: πριν κάμποσο καιρό, ξεκινήσαμε ατομικές συνεδρίες με την Αγριππίνα. Η Αγριππίνα είναι απ’ αυτά τα πολύ κουλ, ταλαντούχα άτομα που εργάζονται ως creative freelancers και μάλιστα ασχολείται ταυτόχρονα και με τον προγραμματισμό και με το illustration.

Σε μια από τις ατομικές μας συνεδρίες, μου έδωσε το οκ να μπω απομακρυσμένα στον υπολογιστή της για να εξετάσω την κατάσταση των αρχείων της που, σύμφωνα με τα λεγόμενά της, τής προκαλούσε άγχος και μπέρδεμα. Μπήκα, και τι να δω; Εκατοντάδες φάκελοι, δεκάδες συντομεύσεις στην επιφάνεια εργασίας, χύμα αρχεία από διάφορες δουλειές… ε, ήταν λογικό να μπερδεύεται.

Πριν κάνουμε οτιδήποτε πρακτικό, συζητήσαμε αναλυτικά τις δυσκολίες που αντιμετώπιζε, ποιος ήταν ο επιθυμητός στόχος της για τον υπολογιστή και τη χρήση του και τότε ξεκινήσαμε την εξυγείανση του συστήματος αρχειοθέτησής της.

Δημιουργήσαμε ένα πλάνο (σαν αρχιτεκτονική κάτοψη ας πούμε), βάσει του οποίου ξεχωρίσαμε τις σημαντικές κατηγορίες αρχείων. Χωρίσαμε τον υπολογιστή σε δύο μεγάλες κατηγορίες: “προσωπικά αρχεία” και “αρχεία δουλειάς”. Όλη η αρχειοθέτηση έγινε μέχρι τρία επίπεδα εσωτερικών φακέλων, γιατί, αλλιώς, αρχίζεις να χάνεσαι και χωρίστηκε σε φακέλους ανάλογα με τον τύπο εργασίας, το project, την κατάσταση (κλειστό ή τρέχον). Μόλις στήθηκε το πλάνο, ξεκινήσαμε τη χαμαλοδουλειά.

Αδειάσαμε εντελώς την επιφάνεια εργασίας. Εικονίδια συντομεύσεων από προγράμματα μεταφέρθηκαν είτε στη μπάρα, είτε στο μενού έναρξης ανάλογα με τη συχνότητα χρήσης τους. Όλα τα χύμα αρχεία τοποθετήθηκαν με λογική, στους αντίστοιχους φακέλους τους.

Ξεχωρίσαμε όλα τα αρχεία του υπολογιστή σε “προσωπικά” ή “εργασία” και μεταφέρθηκαν όλα στους αντίστοιχους φακέλους. Δημιουργήσαμε φακέλους ανά project και κατηγορία εργασίας κι έτσι, κάθε φορά που χρειαζόταν ένα αρχείο, με 2-3 κλικ, έφτανε στο επιθυμητό αρχείο μέσω μιας απολύτως λογικής διαδικασίας, χωρίς να χρειάζεται να θυμάται πού είναι το κάθε ένα.

Την ίδια δομή φακέλων ακολουθήσαμε για να ταξινομήσουμε και όλα τα bookmarks στον browser της Αγριππίνας. Αυτό πήρε πολύ περισσότερο χρόνο, αλλά έγινε μεγάλο ξεκαθάρισμα. Όλοι μας δεν έχουμε bookmarks που δεν δουλεύουν εδώ και άπειρα χρόνια και τα μεταφέρουμε από update σε update χωρίς λόγο;

Αντίστοιχα, όταν έφτασε η ώρα να ταξινομήσουμε τη φυσική χαρτούρα, χωρίσαμε απαραίτητα, γραφειοκρατικά αρχεία από προσωπικά χαρτιά. Τα αρχεία που δεν χρειαζόταν η Αγριππίνα τα τοποθετήσαμε σε σημείο λίγο κρυμμένο, ενώ όλα όσα χρησιμοποιεί πιο τακτικά, μπήκαν σε κλασέρ που τοποθετήθηκε σχετικά κοντά στο γραφείο της.

Όλη αυτή η διαδικασία, μας πήρε αρκετές ατομικές συνεδρίες και δεν θα μπορούσε να γίνει αν η Αγριππίνα δεν είχε αποφασίσει να επενδύσει τον χρόνο και τον κόπο της για να τα ξεκαθαρίσει, να τα ξεδιαλέξει, να δεχτεί να πετάξει τα άχρηστα και να δεσμευτεί πως θα υιοθετήσει το σύστημα αρχειοθέτησης.

Καταφέραμε να έχουμε αποτέλεσμα γιατί μπορέσαμε μαζί να βρούμε ένα λογικό πλάνο που να ταιριάζει στην καθημερινότητα της Αγριππίνας, με φακέλους που βγάζουν νόημα για τις ανάγκες της. Εάν το πλάνο ήταν κάτι που απλώς βόλευε εμένα αλλά όχι την Αγριππίνα, θα κατέληγε εντός ημερών, να επιστρέψει πάλι στο να πετάει αρχεία χύμα όπου να ‘ναι και δεν θα είχε κανένα νόημα.

Κάθε τεχνική οργάνωσης, κάθε πρόγραμμα ή τρικ, πρέπει να χτίζεται πάνω στις ατομικές ανάγκες, προτιμήσεις και τη χρήση που κάνει ο κάθε διαφορετικός άνθρωπος. Σίγουρα υπάρχει μια τεχνική αρχειοθέτησης και για εσάς!

Ο χρόνος μας τελείωσε για σήμερα. Επικοινωνήστε μαζί μας για κάθε απορία ή πρόταση. Για τους Κ/κωφούς followers αλλά και για όσες φίλες βαριούνται ν’ ακούσουν όλην την εκπομπή, το πλήρες κείμενο του επεισοδίου υπάρχει στο site μας. Κάντε κλικ στη σελίδα ΠΕΤΑ ΤΟ! για να βρείτε όλα τα επεισόδια.

Ευχαριστίες για την ηχοληψία στον Νίκο Spa και για την παραγωγή στην Tonia Goes To Hollywood!

Σας ευχαριστώ που φτάσατε ως το τέλος και θα τα ξαναπούμε το επόμενο Σάββατο. Μέχρι τότε… ψυχραιμία, συγκέντρωση και συνέπεια!