Μεταπηδήστε στο περιεχόμενο

Ροδιά Βαλκάνου

ΠΕΤΑ ΤΟ! Επεισόδιο 55: Verba volant, scripta manent

Καλώς ήρθες στο ΠΕΤΑ ΤΟ!, ένα life coaching πόντκαστ για τη ζωή, την οργάνωση, και το επιλεγόμενο… adulting. Εγώ είμαι η Ροδιά, και μαζί θα βρούμε την άκρη της κλωστής για να ξεμπλέξουμε κάθε κουβάρι.

Σ’ αυτήν την εκπομπή συζητάω και προτείνω γενικές πρακτικές λύσεις για καθημερινά προβλήματα, αλλά είμαι εδώ για να συζητήσουμε τα δικά σου ξεχωριστά ζητήματα στις Kick Ass Συνεδρίες Προσωπικής Ανάπτυξης.

Όπως θα σου πει κάθε genXερ τριτοδεσμίτισσα, ο τίτλος σήμερα σημαίνει “τα λόγια πετούν, τα γραπτά μένουν“.

Έρχομαι λοιπόν να σας πω κάτι που ήδη ξέρετε πολύ καλά. Απλώς ίσως να μην το εφαρμόζετε πάντοτε.

Θα τα πιάσουμε ανά περίπτωση, αλλά θα ξεκινήσω με τα άτομα που κάνουν freelancing:

Κάθε επικοινωνία με τους πελάτες σου πρέπει να έχει γραπτή απόδειξη. Τι εννοώ; Όπως έχω αναλύσει και σε προηγούμενα επεισόδια, οποιαδήποτε συζήτηση για παραδοτέα, χρόνους παράδοσης, αξίες, αμοιβή και πληρωμές πρέπει να γίνονται πάντα μέσω email. Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει καθαρή επικοινωνία με αποδείξεις.

Είμαι σίγουρη πως θα έχεις ήδη συναντήσει τον τύπο πελάτη που σου λέει πράγματα στο τηλέφωνο και δεν στα γράφει ποτέ. Μπορεί να είναι μια σειρά από τεχνικές λεπτομέρειες ή αλλαγές σε κάποιο παραδοτέο. Η πιθανότητα κάτι να ξεχαστεί μετά από τέτοιες συνομιλίες είναι πολύ μεγάλη.

Γι’ αυτό, επιμένω, πως μετά από κάθε τηλεφώνημα, είναι καλό να στέλνεις ένα email που να λέει “Όπως συζητήσαμε σήμερα μπλαμπλαμπλα”. Διατηρώντας αυτήν την πρακτική, και βεβαιώνεις πως δεν θα ξεχαστεί κάτι, αλλά και εκπαιδεύεις τους πελάτες σου σε έναν συγκεκριμένο τρόπο συνεργασίας.

Πάμε τώρα στα άτομα που δουλεύουν σε γραφεία:

Μίλησες με πελάτη; Email. Μίλησες με συνάδελφο; Email. Μίλησες με προϊσταμένη; Email. Ναι, ξέρω ότι είναι κουραστικό, αλλά είναι και σε αυτήν την περίπτωση, μια εξασφάλιση της σωστής επικοινωνίας.

Προφανώς δεν λέω να στείλεις email εάν κάποι@ σου πει “δώσε το τάδε χαρτί στη δείνα” γιατί τότε θα έπρεπε να στέλνεις εφτά χιλιάδες email τη μέρα.

Όταν όμως πρόκειται για κάποια συζήτηση που αφορά στις υποχρεώσεις σου, σε project σου, σε πραγματικά ζητήματα δουλειάς δηλαδή, είναι πολύ χρήσιμο να υπάρχει γραπτώς.

Ο λόγος που επιμένω στη γραπτή επικοινωνία είναι το ότι είναι πολύ εύκολο για αρκετούς ανθρώπους να σου αλλάζουν ό,τι έχουν πει τελευταία στιγμή. Ένας πελάτης που σου ζήτησε μια αλλαγή, την έκανες και μετά αρνείται ότι στη ζήτησε. Ένας προϊστάμενος που σου ανέθεσε μια εργασία και μετά το αρνήθηκε.

Δυστυχώς τέτοιου τύπου, ηθελημένες ή μη, ασυνενοησίες, μπορεί να σου κοστίσουν πολύ χρόνο, κόπο και φυσικά, νεύρα. Δεν υπάρχει λόγος να ξοδεύεσαι έτσι. Απλώς γράφτο.

Το επόμενο σημαντικό στοιχείο είναι ποια άτομα θα συμπεριλάβεις στο εκάστοτε email.

Στην περίπτωση της freelancer, παραλήπτης πρέπει να είναι σίγουρα το άτομο με το οποίο είχες τη συνομιλία, αλλά και οποιοδήποτε άτομο εμπλέκεται. Εάν, για παράδειγμα, μιλάς ήδη με το λογιστήριο ενός πελάτη σου και στο τηλέφωνο σε ενημέρωσε για την ημερομηνία εξόφλησής σου, θα στείλεις email στον πελάτη και στο email του λογιστηρίου.

Στην περίπτωση της εργαζόμενης σε γραφείο, παραλήπτες πρέπει να είναι όλ@ όσ@ εμπλέκονται στην εκάστοτε δουλειά. Εάν, για παράδειγμα, η προϊσταμένη σου, σού ζήτησε την αλλαγή ενός ωραρίου με άλλη συνάδελφο, βάζεις στο email της επιβεβαίωσής σου την προϊσταμένη και τη συνάδελφο.

Εάν κάποιο άτομο έχει πρόβλημα ή διαφωνεί με τον τρόπο που παρουσίασες γραπτώς τη συνομιλία σας, τότε μπορεί να απαντήσει και να καταγράψει το τι ακριβώς είπε.

Αυτός ο τρόπος γραπτής επικοινωνίας μπορεί να φαντάζει σε κάποιους ανθρώπους πολύ… corporate. Η αλήθεια όμως είναι πως εσένα σε γλιτώνει από συζητήσεις ή διαφωνίες τύπου “μα μου είπες”, “μα δεν σου είπα”.

Σε κάποια παλιότερη εργασία μου, είχα έρθει αντιμέτωπη με έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης που είχε συνηθίσει να ζητάει πολλά διαφορετικά πράγματα από συνεργάτες και υπαλλήλους του με αποτέλεσμα να μπερδεύει τους πάντες και να ζητάει τα ρέστα γιατί ήθελε να βγαίνει πάντα από πάνω και να φαίνεται παντογνώστης.

Αμέσως μόλις ξεκίνησα τη συνεργασία μας, εφάρμοσα την πρακτική της καταγραφής των τηλεφωνημάτων και δέχτηκα πολλά τηλεφωνήματα στα οποία μου έκανε παρατήρηση ότι φαινόμουν εχθρική μέσω των email μου. Η ξεκάθαρη πραγματικότητα ήταν πως απλώς δεν ήθελε να αλλάξει τον τρόπο εκμετάλλευσης των γύρω του και η άμεση καταγραφή των λεγομένων του, τον εξέθετε σε άλλους συνεργάτες στους οποίους έλεγε διαφορετικά πράγματα.

Φυσικά, η συνεργασία μας δεν κράτησε πολύ.

Είναι πολύ σημαντικό να μάθεις να προστατεύεις τη δουλειά σου, τον χρόνο σου, τον κόπο σου και τα νεύρα σου. Ένα εργαλείο προστασίας είναι η σαφής, γραπτή επικοινωνία.

Όχι λόγια του αέρα. Scripta manent.

Ο χρόνος μας τελείωσε για σήμερα. Επικοινώνησε μαζί μου για κάθε απορία ή πρόταση. Για Κ/κωφούς followers αλλά και για όσες φίλες προτιμούν να διαβάζουν την εκπομπή, πλήρες κείμενο για κάθε επεισόδιο υπάρχει στο site μου: rodiavalkanou.com.

Μην ξεχάσεις να κάνεις follow και subscribe ή και να με κεράσεις έναν καφέ στο Ko-Fi!

Ευχαριστώ που έφτασες ως το τέλος και θα τα ξαναπούμε στο επόμενο επεισόδιο. Μέχρι τότε… ψυχραιμία, συγκέντρωση και συνέπεια!